自分に自信がないから仕事がうまくいかないそんなあなたに伝えたいこと

仕事が遅い人が取り入れるべき14の仕事術!あなたもこれで定時に帰れます!

仕事が遅い人が取り入れた方が良い仕事術をまとめました!

あなたもこのような悩みを持っていませんか?

みんなと同じような仕事をしているのに、自分だけ仕事が終わらない。

 

「本当にあなたは仕事が遅いね」と嫌味を言われる。

 

仕事が遅いせいで、毎日残業続きになってしまう。

周りの同僚は、テキパキと仕事をこなし、いつも余裕があるのに、自分だけいっぱいいっぱいの状況って、精神的にも余裕がなくなり、落ち込んでしまいますよね。

あなたが仕事が遅い原因はどこにあるのでしょうか?それって直せないことなのでしょうか?

いいえ。そんなことはありません。仕事が遅い人でも、ちょっとしたことを意識して仕事を行うだけで、びっくりするように仕事の進め方が早くなるのです。

今回の記事は次のような人に読んでほしい記事になっています。

  • 仕事が遅いことが原因で上司や周りからの評価が低い人
  • 仕事が遅くて、毎日の仕事が終わらない人
  • 仕事が遅いせいで焦りを生み、ミスを繰り返す人
  • 右も左も分からず、効率の悪い仕事の進め方をしている新人の方

周りの人から「あなた仕事遅いよね」というようなことを言われ、悔しい思いをしている人は、ぜひ最後まで読み進めてみてくださいね。

1.まずは全体を見渡そう

仕事が遅い人にありがちなことの一つとして、よくわからないままに仕事を押し進めて、やり直し!その結果、仕事が遅くなるというものがあります。

そんな人に最初に伝えたいことは、仕事を始める前は、まずは深呼吸、仕事や職場の全体をゆっくり見渡そうということ

日頃から「あなた、仕事遅いね」と言われ続けていると、「早くやらなきゃ!」と焦ってしまう気持ちもよく理解できますが、そこはまずは深呼吸です。

そしてその仕事の本質を想像してみましょう。なぜこの仕事をやる必要があるのか、仕事の全体像はどのようになっているのか、絶対に間違えてはいけない箇所、逆に少しぐらい精度が低くても良いところはどこか。

そのようなことを想像して仕事を始めると、力の入れ具合が分ってきて、仕事に上手く強弱がつけれるようになります。

2.完璧じゃなくていい

仕事が遅い人の一つの特徴に、完璧を求めすぎるというものがあります。

あれもこれも100%じゃないと気が済まない!資料を作ればレイアウトの細部にこだわり、100万円単位で提出しても良い見積書の端数まで数字を詰めて提出する。

そのような仕事の進め方としていては、終わる仕事も終わりませんよね。

あなたは必要以上に仕事に完璧を求めすぎていませんか?あなたの上司はそこまでの仕事の仕上がりを求めていますか?

その仕事のやり方は、ただ単にあなたが満足したいからではないですか?

答えの出ない問題に時間をかけていては仕事が遅くなって当然です。100点という理想を目指して、いつまでもスタートせずに考えているだけでは、時間はどんどん過ぎ去っていきます。

仕事が遅い人は、60点でもいいからまずはスタートする習慣を身につけていってください。

合わせて読みたい>>完璧主義の人は仕事が遅いし成果もでない。出来上がりは70%を目指そう。

3. 1人で抱え込むのはもうやめよう

あなたが仕事が遅いのは、そもそも抱えている仕事量が多すぎるからではありませんか?

仕事量が多いとキャパオーバーになってしまうことはもちろん、疲労もたまりますし、精神的に余裕がない状態で仕事に挑むことになりますのでミスを連発し、その結果、終わる仕事も終わらないようになってしまいます。

このようなタイプの人は、自分がこなすことができる仕事量を見極め、それ以上の仕事は引き受けないようにすることが大切になってきます。

あなたが苦手なことを、得意とする人は周りにたくさんいるんですよ。上手く周りの人に仕事を任せる習慣を身につけてください。

関連記事>>仕事に疲れる辛い環境から抜け出す10の方法。仕事を抱え込むあなたは要注意!

4.あいまいな依頼を引き受けるのはやめよう

仕事が遅い人は、あいまいな依頼を引き受けるのをもうやめにしましょう。

基本的には若いうちは、自分の成長につながるものであれば、多少の難易度が高く条件が厳しい仕事でも積極的に受けていくべきです。怠け心や弱気な姿勢はあなたの中から一掃しなければいけません。

一方で、仕事の依頼は人それぞれで、なかには「じゃっ、適用にいい感じでお願いします!」といったあいまいな依頼をしてくる人もいます。

これはあとあとトラブルに発展するケースも少なくなく、仕事が遅くなる原因の一つになります。

そもそも仕事の目的を明確にしないまま依頼してくる人は、本人もその意義を理解していない場合が多いので、受ける側も注意が必要です。

ひとたび押し切られて受けてしまうと、あとあと面倒なことに巻き込まれることにもなりかねません。依頼目的があいまいな場合には、明確になるようこちらから促したり、勇気を持って断ることも必要です。

仕事は食べ物と同じで、摂り入れ方によっては栄養にもなるし、毒にもなります。仕事が終わらない状況に陥らないためにも、ただなんとなくではなく、意識して引き受けるようにしましょう。

5.価値観が異なる人との仕事は極力さけよう

仕事が遅い人は、価値観が異なる人との仕事は極力避けてみてください。

仕事相手が自由に選べるとしたら、あなたはどんな人を選びますか?

  • 能力が高い人
  • 経験豊富なベテラン
  • 性格が合う人
  • たまたま縁があった人

いろいろあると思います。

しかし、もしあなたが仕事相手をスキルや知識だけで選んでいるとすれば、その関係は長く続けない可能性があり、何らかのトラブルが起こることも覚悟しておかなくてはいけません。

そういった無用な時間で仕事が遅くならないためにも、一緒に仕事をする仕事相手の能力だけでなく、価値観もよく見ることです。その仕事が一緒にするはじめてのものであれば、ならさら重要です。

スキルや知識は後から身につけることができますが、価値観だけは、長年かけて培われてきたものなので、後から変えることは難しいものです。

これは結果的に、「いや。ここはこのようにやるべきじゃない?」と仕事の進め方に相違が生まれ、その調整にムダな時間を使ってしまうことになります。

終わらない仕事に悩んでいる人は、一度立ち止まってこのことをゆっくり考えてみてください。

6.集中力を乱す環境から逃れよう

あなたの仕事が遅くなる理由に、集中力が乱されるというものはありませんか。

働く人の集中力が低下してきているのか、最近では職場で何かに没頭している人を見かけることが少なくなりました。その逆に、頻繁に誰かと話をしていないと落ち着かない人が増えてきているようです。

かつて「ワイガヤ」という言葉が流行りましたが、良し悪しは時と場合によります。たとえば、議論でワイガヤするのは多様な意見が出ていいのですが、考える仕事や個人で完結する仕事をする際にまわりでワイガヤされると、集中力が保てなくなって、仕事の進みが遅くなってしまいます。

集中力を保つためには、状況に応じて、「場所を変える」「時間帯を変える」「仕事を変える」といった方法がありますが、なかでも場所を変えることが最も効果的です。

ちなみにあなたが社外で集中できる環境を見つけたいとおもった場合には、「低価格」「駅前」「お昼時」に該当するお店は避けた方がいいでしょう。

また、店中でも、集団客で盛り上がりそうなエリアは避けて、静かな部屋の隅や人通りが少ないエリアがねらい目になります。

関連記事>>仕事に集中できないあなたに。これを実践すれば集中力は抜群に高まる。

7.軽タスクはその場で瞬殺しよう

仕事には、長期にわたるものからすぐに済む動作レベルまで、大小さまざまなものがありますよね。なかでも「書類にハンコを押す」、「上司にちょっとした報告を入れる」などは、すぐに終わる軽タスクです。

仕事が遅い人は、このような軽タスクの処理をめんどくさがって後回しにしがちですが、このようなちょっとした仕事ほど、その場で瞬殺しなければいけません。

「このくらいいいや」と後に回せば回すほど、その仕事に「利子」がついてしまいます。

軽タスクを後回しにしてしまうと、次にとりかかるときに、はじめにアイドリングタイムが発生しますので、全体としては余計に時間がかかってしまうのです。

また軽タスクがその他の重要なタスクに混じってしまうと、ノイズとなって判断を誤らせる恐れがあります。

実のところ軽タスクの大半は、「いますぐメールを打つ」「その場で電話をかける」「その足で現地に向かう」「一心不乱に実行する」といったことで解決してしまうことばかりです。

テンションを高くもち、考えすぎないでとにかく動く、そういった心構えが必要です。

ただ実際には、軽タスクとはいえすべてに手をだすのは非効率なので、まずはやらないものを決めます。

そして、やると決めたらあとは自己暗示をかけてでもテンションを高くして、瞬殺してしまいます。軽タスクはいつでもゼロの状態にしておくことを心掛けましょう。

8.単純作業を抹殺しよう

いつも仕事が遅い人は、仕事の分別をしないですべて同じやり方でやってしまっている場合が少なくありません。

仕事にもいろいろな種類があって、当然その処理方法が異なります。思考や議論のような付加価値の高い仕事と、単純作業のような付加価値の低い仕事が同じ処理方法であるはずはありません。

付加価値の高い仕事はとうぜん重要度は高くなってきますが、実際の現場で問題になってくるのは、実は付加価値の低い単純作業だったりします。

付加価値が低いからといって放っておくと、肝心なときに大きな障害となる恐れがあるのです。

また、とてつもなく大変と言われる仕事であっても、分解してみると実は多くの単純作業で構成されていたということはよくあります。

この単純作業は、おおむね「統合」か「IT化」か「抹殺する」のいずれかで処理することができます。

「統合」について

プロセスや情報を一つにまとめてしまうことです。たとえば、議論と承認はその場でやれば1プロセスで済みますし、分析資料などの多くは一覧上で一元管理できるものがほとんどです。

「IT化」について

アナログかつ手動処理を、デジタルかつ自動化していくことです。たとえば、それまで紙帳票上でしていた作業はシステム化によって自動更新されるようにすることです。

「抹殺する」について

そもそものプロセスの見直しによって廃止してしまうことです。たとえば、回答する必要のないアンケート調査の依頼を断ったり、事実であることが別の証拠によって担保できている場合には、承認プロセスを減らすなどすれば、大幅に時間を節約することができます。

仕事が遅いと言われる人は、日常の単純作業のやり方を一度見返してみてください。そこに仕事が終わらない状況を改善するヒントがあるかもしれませんよ。

9.資料はゼロから作るのはやめよう

あなたも資料作成に力を全力投入していませんか?仕事が遅い人の一つの特徴に、資料作成に無駄に時間をかけるというものがあります。

ただ残念なことに、長時間かけて作った資料がさほどの価値を生まないといったケースはよくあること。

そもそも資料作成そのものには価値はありません。価値があるのは何かを改善したり創造したりすることです。

にもかかわらず、多くの人は資料のレイアウトを整えたりすることに多くの時間を費やしていて、肝心の中身や裏付けが弱いまま、時間切れになってしまっています。

そういった状態を避けるためには、可能な限り資料作成を省略できるような仕組みを整えることです。

具体的には、過去に作った資料をできるだけ再利用したり、普段からテンプレートや管理一覧を準備しておくことです。そうすることにより、資料をいちから作成する時間はずいぶんと減ってきます。

資料作成から解放されれば、管理の手間がなくなり、パソコンやデスクが荒れてくるといったことも少なくなるはず。

つい作りたくなる気落ちをおさえて、常に最小限にとどめておくのが、終わらない仕事を終わらせるコツになるんですよ。

10.ニュース中毒にならないようにしよう

テレビと同様ニュースサイトの視聴にとられる時間は意外とバカにならないものです。

極端かもしれませんが、僕は基本的にニュースサイトを見ません。見なくても駅の売店で売っている新聞の見出しや、電車のつり革広告、街行く人の表情、ネット検索時の関節情報などから、嫌でも情報が入ってくるので問題ありません。

それに「何かおかしいぞ」と思ったら、無理せず直ぐに見ればいいだけと思っています。

世の中は情報に満ち溢れており、多くの人が情報をとりすぎています。人間が記憶できることには限界がありますし、余計な知識がありすぎると、かえって判断の邪魔になります。

仕事が遅い人は、無駄な情報を仕入れ過ぎていないか一度チェックしてみてください。

11.マニュアル化しよう

職場に新人が入ってくると、先輩社員は何度も同じ受け、自分の仕事が遅れがちになります。

もちろん、新人たちに悪気はないとしても、質問を受けた側は集中力を奪われますし、教える時間も必要になってきます。当然ながら人の出入りが活発な職場ほどこの傾向は強くなります。

こういう状況を防ぐためには、普段からさまざまなマニュアルを作っておくことです。とらわれすぎるのはよくありませんが、少なくともマニュアルがあれば、教える手間が省けるだけでも、仕事の進み具合が良くなります。

マニュアルを作成するにあたっては、まず現状のプロセスを棚卸ししてみることです。すべて書き出してから、それらを整理していきます。

あとは運用しながらルール変更の都度、ブラッシュアップしていけばいいでしょう。

ミスや質問のほとんどは、過去に誰かが経験してきたものと同じものです。

多くの人が「他人に同じことを教えない」「同じミスを繰り返させない」といった意識でマニュアル作りに取り組むようになれば、あなたの仕事だけではなく、職場全体の仕事のスピードが格段に速まるはずですよ。

12.紙資料はバッサリ捨てよう

身の周りの紙資料が増えてくると、資料がどこにあるかわからなくなったり、どれが最新版なのかがわからなくなるなど、仕事が遅くなる要因の一つになります。

そんなときに紙資料をデーター化するのが一般的ですが、ただ情報量が多すぎると、混乱を生むのは紙もデーターも一緒です。

ペーパーレスを目指して紙資料をすべてデーター化しても、そもそもムダな情報であれば、データー化するための時間や、その後の余計な閲覧時間、廃棄時間などが増えるだけです。

したがって、所有する情報量を適正に保つためには、紙資料は安易にデーター化せずに、まず紙の状態で思い切ってバッサリ捨てるべきなのです。

つまり、ここで「捨てる基準」がないと、紙がどんどん溜まって、必要な資料が見つからない、結果仕事が遅いという状態が出来上がってしまうのです。

捨てる基準は、おおむね「再利用性」「再入手性」「入手価値」の3つです。

再び使う可能性が低く、再入手が可能で、安価に入手できるものであれば、あれこれ考えずにバッサリ捨てていきましょう。

最初は頭でわかっていても、なんとなく抵抗感があるかもしれませんが、繰り返していくうちに次第に慣れてきますよ。

仕事が遅い人は、ぜひこの捨てる基準を意識して、必要な書類のみ保管するように心がけてみてください。

13.モノの定位置を決めよう

あなたは必要なモノをデスクのどこかに置き忘れてしまったことはありませんか?仕事が遅い人はこの「探す」ことに多くの時間を使っており、積み重ねると相当な時間になります。

こういったとき、モノの定位置を決めておくようにすれば、探しモノの時間をずいぶんと減らすことができます。具体的には、デスク上の資料やキャビネット内の文具など、出来る限り正確に置く位置を決めておくのです。

位置を決める際のポイントは、筆記用具なら筆記用具、メモならメモと、できるだけ同類項でくくってバラバラに保存しないことです。

ほんの少しのことかもしれませんが、ちょっと意識するだけで、時間の節約になるだけでなく、漏れによる仕事の進行の遅れを未然に防いでくれるはずです。

14.日頃から整理整頓を心掛けよう!

「自分は仕事が遅いなぁ」と感じる人に、いろいろと仕事が早くなる仕事術をお話してきましたが、最後にお伝えするのは、やはりこれ!

整理整頓!です。

デスク回りはやはりあなたのホームグラウンドで、そう常に意識して整理整頓に取り組めば、とても以後ごちの良い空間に変わり、仕事のスピードがメキメキと上がります。

近年、オフィスは機能的でモダンな雰囲気のOA機器が並び、個人のデスクもパーテーションなどで区切られ仕事に没頭できるようにとあらゆる工夫が施されています。

このように良い環境の仕事場でも油断して整理整頓されていなければ、仕事の書類1枚を探し出すのに、大騒ぎしてたくさんの時間をロス、仕事が遅くなってしまう危険性もあります。

整理下手なのは不安心理

まず机回りを見渡して下記の5点について確認をしてみましょう。

  1. 机の下に足を入れて、疲れない体制で仕事をできるようになっていますか。
  2. 帰社時には、机の上は平らですか。
  3. パソコンマウスを自由に動かす場所はありますか。
  4. 引き出しが、書庫や書類棚の代用になっていませんか。
  5. 机の上は企業秘密の宝庫だということを意識していますか。

机の上や引き出しがいっぱいの人は軽い脅迫観念に束縛されているのではないでしょうか。書類やカタログに囲まれていないと落ち着かない、資料などはいつでも使えるようにしておきたい、物を目の届く範囲に置いておきたい、などの不安心理です。

対外的に情報を集めなければならない立場の役職ならともかく、自分が必要としている情報は意外と少ないはずなのです。この「情報脅迫症候群」から逃げ出せば、とても気が楽になりますよ。

整理整頓、7つのポイント

それでは、ここからは具体的な整理整頓の手順をご紹介します。

① 「整理」と「整頓」を一緒に考えない

「整理」とはいるものといらないものをはっきりさせることです。しがらみを捨て、自分の視界から消し去ることです。一方、「整頓」は整理された必要なものを分かりやすく分類、配列して使いやすくすることです。

整理と整頓は同じものという思い込みは捨てて、要らないと判断したものは潔く処分しましょう。

② 要不要を1つあたり、10秒で判断しよう

本当に必要なものは、見た瞬間に分かります。分別に時間がかかるということは、あってもいいしなくても困らないということです。物の整理をしていて、懐かしくなって見返したり、見入ったりすることはありませんか。

整理も気合が必要です。気合は長時間持続しませんので、瞬間的に判断を下すことが必要です。

具体的な方法としては、すべてのものを机の上に広げましょう。30秒眺めて、一気にいるものだけを拾い上げます。次は20秒。それで大体かたがつくはずです。

③ 思考中ボックスを作ろう

思い入れのある資料など、どうしても捨てられないものは、「思案中」BOXを作り、その中に収納してみましょう。整理した日から3か月使わなかったら、もう使わないと判断して潔く捨ててもよいでしょう。

④ 自分ルールを定めよう

書類探しに時間がかかる人は、ファイリングが上手くできていない人です。

「見積書」「契約書」「受注書」などというように分けてファイリングするか、案件ごとにファイリングするか自分ルールを定めてください。毎回変わるようでは混乱します。

⑤ 未処理ボックスを作ろう

これから処理する予定の書類や現在進行形の書類を未処理BOXに入れてまとめておくとよいでしょう。そうすれば必要な時に秒単位で取り出すことができます。

⑥ 立てて保管しよう

分類したファイルや封筒には件名を記入しておきます。そして必ず立てて保管しましょう。横に積み上げれば、上のものを移動させなければなりません。それだけでも面倒くさくなります。

⑦ 元の位置に戻そう

ずぼらな性格は死ぬまで治らないわけではなく、自分の意識次第で習慣にしてしまうことができるのです。持ってきたものは必ず元の場所へしまう、など心掛けることで意識が変わります。

上記の方法を試し、デスク回りを整え、オフィスをあなたの心地やすい空間へ変え、仕事ができる人へとチェンジしていってださいね。

優先順位をつけて仕事をしよう

仕事が遅い人が取り組んで欲しいことをお伝えしてきましたが、いかがでしたか。

  1. まずは全体を見渡そう
  2. 完璧じゃなくていい
  3. 1人で抱え込むのはもうやめよう
  4. 価値観が異なる人との仕事は極力さけよう
  5. あいまいな依頼を引き受けるのはやめよう
  6. 集中力を乱す環境から逃れよう
  7. 軽タスクはその場で瞬殺しよう
  8. 単純作業を抹殺しよう
  9. 資料はゼロから作るのはやめよう
  10. ニュース中毒にならないようにしよう
  11. マニュアル化しよう
  12. 紙資料はバッサリ捨てよう
  13. モノの定位置を決めよう
  14. 整理整頓を心掛けよう

仕事が遅い人に最後にもう一つだけ知っていてほしいことがあります。

それは、仕事は優先順位をしっかりとつけて進めなければいけないということ。これを知っておかないと、遅れた仕事が大問題になり、責任問題になりかねません。

仕事の優先順位の決める基準は、「重要性」と「緊急性」です。そして、ほとんどの仕事は、次のどれかに当てはまります。

  1. 重要かつ緊急な仕事
  2. 重要だが緊急性は低い仕事
  3. 緊急だが重要性は低い仕事
  4. 緊急性も重要性も低い仕事

たとえば1~4の仕事の例として、次の4つの仕事があったとします。小売店をイメージしてください。

  1. お客様のクレーム対応
  2. 来月の重点商品の販売施策の企画
  3. 本社から明日が納期と指示されている資料の作成
  4. 机の上にたまった書類の整理

あなたならどの順番に取り組みますか?おそらく、1が最優先で、4は最後でもよいというのは、ほとんどの方の意見が一致すると思います。

2と3は意見が分けれるところでしょう。ケースによって様々ですが、緊急な仕事と重要な仕事であれば、重要な仕事を優先するという考え方と持つことが必要です。

つまり優先順位は1、2、3、4の順番です。

コツは緊急性を吟味することです。依頼する人たちは誰もが「急ぎでお願い」と簡単に言います。それは、自分のことしか見えていないからです。

次から次へと「急ぎの仕事」を優先していたら、重要な仕事が後回しになり、結局いつになってもできなくなってしまいます。

3の依頼が来たとしても、たとえば「それ、明日じゃなきゃダメですか」と聞き返してみることもときには必要です。

「その緊急は、本当に緊急はのか」見極めるのです。

優先順位をうまくつけられる人ほど、関係者の信頼を獲得し、評価を得ます。

仕事の全体図を想像してみたとき、後回しにできる仕事は、思い切って後回しにする勇気を持つことが、ときにはとても大切なことになってくるんですよ。

仕事が遅いと言われる人は、仕事の優先順位をしっかり考えることを忘れないでくださいね!

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